Нужна ли вашему бизнесу ERP?

Управлять бизнесом непросто

Попытка обеспечить бесперебойную работу компании – не говоря уже о доходности – иногда может ощущаться как жонглирование тарелками во время езды на одноколесном велосипеде, особенно если вы постоянно переключаетесь между программами, чтобы все было хорошо.

Вот почему многие успешные компании используют ERP, и почему, если вы участвуете в ведении бизнеса, вы должны подумать о его использовании.

Но что такое ERP? Что делает ERP? Может ли ERP принести пользу вашему бизнесу? Мы составили руководство по ERP для начинающих, чтобы помочь вам в этом разобраться.

Что такое ERP?

ERP означает планирование ресурсов предприятия, а ERP-система – это часть программного обеспечения, помогающая предприятиям управлять своими внутренними процессами. Это включает все, от финансов и бухгалтерского учета до закупок, цепочек поставок, запасов, а также основных кадровых задач, таких как планирование. По сути, ERP – централизованная программа, с помощью которой могут выполнять все основные функции бизнеса.

ERP-системы бывают всех форм и размеров, при этом многие ERP-продукты предназначены для конкретных отраслей или типов бизнеса.

Что делает ERP?

Программное обеспечение ERP имеет ряд приложений для бизнеса, но, по сути, ERP используется для хранения всех важных данных организации в одном месте, обеспечивая их безопасность, организованность и доступность. Наличие ERP означает, что вам нужна только одна программа для отслеживания всех движущихся частей в организации; так что ничего не теряется в какой-то давно забытой таблице. ERP дает полное представление о том, что когда, кто, почему и как в повседневной работе бизнеса.

Зачем используется программное обеспечение ERP?

Финансовый менеджмент

Четкое представление о ваших финансах необходимо для любого успешного бизнеса, поэтому надежный модуль финансового управления является основой каждого решения ERP.

Хотя ERP-система будет управлять всеми вашими требованиями к бухгалтерскому учету, она также может помочь в управлении более широким кругом финансовых задач, таких как составление бюджета, запись транзакций, работа с расходами, контроль активов и сборов, а также измерение денежных потоков.

Хорошее решение ERP поможет защитить финансовые данные и обеспечить их соответствие нормативным требованиям. Безопасность – главная забота производителей программного обеспечения для бизнеса, особенно в свете недавних громких утечек данных. Многие поставщики ERP предоставляют облачные услуги, что означает, что предприятия могут воспользоваться расширенными функциями безопасности поставщика услуг, автоматическим резервным копированием и управляемыми процедурами аварийного восстановления.

Оценивая финансовые данные и предлагая полную картину финансового положения компании, ERP может даже предоставить возможности для максимизации прибыльности. Интеллектуальная программа может анализировать данные и выявлять закономерности с тщательностью и быстротой, с которыми нельзя справиться при составлении отчетов вручную.

Цепочка поставок и управление операциями

Для предприятий, которые возлагаются на материалы и выпуск продукции, возможность надлежащего управления этой цепочкой поставок имеет жизненно важное значение. Бизнес настолько успешен, насколько успешна цепочка, в которой она существует, и необходимость лучшего управления цепочкой поставок является основной причиной того, что ERP была впервые создана.

Отслеживание всей цепочки снабжения через единую консолидированную систему означает, что нет места для ошибки; любой контакт четко записывается и меньше времени уходит на поиск ответов или поиск в почтовых ящиках.

ERP также может помочь держать вещи в покое, автоматизируя задачи, такие как размещение заказов, когда уровень запасов опускается ниже определенной точки.

Когда бизнес является частью цепочки, не только его производительность может влиять на прибыль, но и производительность ваших поставщиков. ERP могут помочь отслеживать и оценивать усилия высших и нижних звеньев в цепочке, позволяя отслеживать ключевые показатели эффективности, такие как затраты, частота ошибок и временные рамки, и создавать более эффективную сеть.

Управление проектом

ERP дает пользователям точный обзор всего жизненного цикла продукта в режиме реального времени – от выставленных предложений до производства, доставки, выставления счетов и сбора – так что предприятия могут контролировать не только свою цепочку поставок, но и повседневное производство. .

Если бизнес производит или производит продукт, необходимо держать сотрудников в курсе на каждом этапе и следить за сроками. Система ERP может помочь организациям отслеживать ход выполнения многих проектов одновременно, поэтому предприятия точно знают, на какой стадии находится проект в настоящее время и какие шаги.

ERP может учиться на прошлом опыте. Интеллектуальное программное решение может сообщить своим пользователям, если проект может пропустить крайний срок или превысить бюджет, или отправить напоминание, когда платеж просрочен, помогая всем оставаться в правильном направлении.

Управление человеческими ресурсами и человеческим капиталом

ERP – это максимально эффективное использование ваших ресурсов, и, как любой успешный владелец бизнеса скажет вам, самый важный ресурс, доступный любой организации, – это ее люди.

С помощью модуля управления персоналом компании ERP могут получить консолидированный обзор своих сотрудников и управлять основными функциями HCM, такими как управление временем и расчет заработной платы.

Подобно многим другим элементам системы ERP, подразделение HCM компании извлекает огромную выгоду от централизации и доступности его данных. Управление сотрудниками через ERP означает, что данные будут согласованы и актуальны; Больше не нужно искать номер сотрудника на ролодексах и телефонах, если они не приходят вовремя.

Повторяющиеся задачи HCM, такие как планирование, отслеживание отсутствия и управление отпусками, – еще одно место, где автоматизация ERP может вмешаться, чтобы сэкономить время. Модули HCM также могут гарантировать соблюдение предприятий трудового законодательства и нормативных актов, собирая необходимую информацию и предоставляя четкий обзор данных о найме.

Бизнес-аналитика

Бизнес-аналитика является ключевым аспектом программного обеспечения ERP. Встроенные функции бизнес-аналитики в решениях ERP помогают отслеживать прогресс, измерять производительность и создавать подробные отчеты.

Централизованный характер ERP означает, что все ваши бизнес-данные находятся в одном месте, а когда дело доходит до бизнес-аналитики, это означает больше информации для анализа, предоставляя пользователям полную картину каждого отдела.

Тщательно продуманные инструменты бизнес-аналитики предоставляют удобную и актуальную информацию через настраиваемые информационные панели, позволяя предприятиям получить более глубокое представление о том, что работает, а что нет. Наличие нужных данных может помочь компании в будущем принимать более информированные решения на основе данных.

Управление взаимоотношениями с клиентами

В то время как функции углубленной продажи и обслуживания клиентов обычно выполняются отдельной системой, известной как CRM, многие ERP также имеют встроенные функции управления взаимоотношениями с клиентами, предоставляя дополнительные функции предприятиям, которые, возможно, не работают с клиентами на постоянной основе. масштаб требует дополнительной платформы.

Автоматизация

Не удовлетворяясь оптимизацией бизнес-процессов, многие ERP могут автоматизировать определенные задачи, помогая еще больше повысить производительность пользователей. Будь то создание расписаний для сотрудников, выставление счетов или выполнение ввода данных, ERP могут позаботиться о многих административных обязательствах, освобождая пользователей от повторяющихся обязанностей.

По мере развития II и машинного обучения ERP становятся умнее. Они не только могут позаботиться об утомительном управлении бизнесом, многие ERP также обучаются на вводимых в них данных. Имея доступ к бизнес-данным со всей организации, ERP-системы могут анализировать ключевую информацию, предоставлять практические идеи и предлагать шаги, которые помогут бизнесу работать более эффективно.

Например, хотя чат-боты играют большую роль в обслуживании клиентов и социальных сетях, они начинают появляться в средах ERP, чтобы облегчить пользователям доступ к данным. Этот тип II уже можно увидеть на таких платформах, как Google Analytics, позволяющий пользователям задать вопрос – возможно, сколько посещений мой интернет-магазин получил в прошлом месяце – и получить простой ответ за считанные секунды вместо тратить время на поиск и сопоставление данных вручную.

Кто использует ERP?

Короткий ответ? Практически все. По оценкам, сегодня около 88% предприятий используют ERP или аналогичную систему управления бизнесом.

На заре своего существования – программное обеспечение для бизнес-планирования почти столько же лет, сколько The Beatles – ERP была почти исключительно сферой деятельности крупных производственных предприятий, которым требовалась платформа для управления их сложной сетью бизнес-процессов. Но сегодня, благодаря появлению облачного программного обеспечения, есть ERP-система для любого типа бизнеса, на любом уровне доступности.

В то время как возможности управления проектами системы ERP высоко ценятся предприятиями, производящими и/или распространяющими продукты, ERP, по сути, является платформой управления ресурсами, и у каждого предприятия есть ресурсы, о которых нужно заботиться; будь то его финансы, его сотрудники или его бизнес-данные.

Как ERP может принести пользу моему бизнесу?

Преимущества программного обеспечения ERP можно разделить на две основные части: ERP поможет вам повысить эффективность вашего бизнеса сейчас и поможет вам принимать более эффективные бизнес-решения в будущем.

В мире, где производительность зависит от того, что это взаимосвязано, компании пришли к пониманию необходимости иметь единый центр их деловой информации; решение, устраняющее разрозненность данных и постоянную необходимость передавать фрагменты информации между отделами.

Индивидуальный успех каждого сектора бизнеса взаимосвязан, поэтому логично, что их рабочий процесс должен быть таким же. Единственная нервная система для вашего бизнеса позволяет сотрудникам более эффективно обмениваться данными и использовать их, а также обеспечивает правильную синхронизацию каждой части вашей организационной машины.

Прозрачность – первый шаг на пути совершенствования, и ERP проливает свет на все аспекты вашей деятельности. Получив более четкое представление о своем бизнесе, вы сможете точно увидеть, где и как вы можете делать вещи более эффективно. Эта глубина понимания неоценима, когда вы убедитесь, что ваша процедурная основа готова к дальнейшему развитию.

Когда вы готовы продвигать свой бизнес дальше, невозможно принимать информированные, финансово обоснованные решения, если у вас нет полной картины, и вы не можете получить полную картину, когда все ваши бизнес-данные скрыты в ассортименте устаревших программ и электронных таблиц.

Нужна ли мне ERP?

Если вы хотите развивать свой бизнес, создать базу знаний или просто найти способ улучшить рабочий процесс своей организации, то ERP может стать решением.

Даже если вы не думаете, что вам нужна ERP в данный момент, если у вас есть планы развития вашего бизнеса, гораздо проще создать необходимую инфраструктуру сейчас, чем пытаться внедрить ERP, когда ваши текущие процессы уже трудно справляются с задачей. идти в ногу со спросом. ERP очень масштабируемы, так что вы можете начать с малого, и ваше решение будет расширяться вместе с вами.

Тем не менее, если у вас уже есть какое-либо программное обеспечение для бизнеса, в зависимости от возраста и функциональности, может быть способ обновить ваше текущее решение, чтобы выиграть время, прежде чем внедрение ERP станет неизбежным. По словам Кэтлин МакЭнти из Kathleen McEntee and Associates, некоторые компании теряют этот путь.

«Компании нередко думают, что нуждаются в обновлении ERP, когда этого не делают. Если они имеют систему программного обеспечения, всегда есть способ лучше использовать текущее программное обеспечение. Иногда этого бывает достаточно или они продлевают жизнь от 6 месяцев до 5 лет.

Однако, как отмечает МакЭнти, есть некоторые ключевые признаки того, что обновление программного обеспечения ERP необходимо.

«Первое: программное обеспечение сильно настраивается и не может идти в ногу с ростом без постоянных обновлений настройки.

«Второе: компания переживает или недавно завершила процесс слияния и/или поглощения.

«Третье: компания переросла программное обеспечение. Часто текущее программное обеспечение требует дополнительных функций, и оно начинает превращаться в карточный домик, тогда как обновление приведет их в соответствие с требованиями клиентов и увеличит прибыль».

Внедрение программного обеспечения для бизнеса может вызвать в воображении образы ИТ-специалистов, которые спускаются на ваше рабочее место и захватывают ваши компьютеры, но на самом деле многие ERP-системы основаны на облаке и не требуют каких-либо изменений в вашем оборудовании. Просто откройте веб-браузер, войдите в систему, и у вас будет неограниченный доступ к вашему решению ERP, где бы вы ни находились.

Без необходимости локальной установки и с возможностью выбора тех функций, которые вам нужны, внедрение ERP в ваш бизнес, вероятно, не так дорого, как вы можете себе представить.

Если вы действительно не видите возможности для улучшения работы вашего бизнеса, возможно, вам не нужна ERP. Однако есть большая вероятность, что ваши конкуренты используют его, и для того, чтобы конкурировать, предприятиям необходимо использовать правильные инструменты.

Никто не говорит, что использование ERP сделает ведение бизнеса легкой прогулкой, но это поможет вам поместить эти вращающиеся пластины в более стабильный и управляемый стек.