ERP и CRM системы
Нужна ли вашему бизнесу ERP?

Нужна ли вашему бизнесу ERP?

Управлять бизнесом непросто

Попытка обеспечить бесперебойную работу компании — не говоря уже о прибыльности — иногда может ощущаться как жонглирование тарелками во время езды на одноколесном велосипеде, особенно если вы постоянно переключаетесь между программами, чтобы все было в порядке.

Вот почему многие успешные компании используют ERP, и почему, если вы участвуете в ведении бизнеса, вы должны подумать об ее использовании.

Но что такое ERP? Что делает ERP? Может ли ERP принести пользу вашему бизнесу? Мы составили руководство по ERP для начинающих, чтобы помочь вам в этом разобраться.

Что такое ERP?

ERP означает планирование ресурсов предприятия, а ERP-система — это просто часть программного обеспечения, которое помогает предприятиям управлять своими внутренними процессами. Это включает в себя все, от финансов и бухгалтерского учета до закупок, цепочек поставок, запасов, а также основных кадровых задач, таких как планирование. По сути, ERP — это централизованная программа, с помощью которой могут выполняться все основные функции бизнеса.

ERP-системы бывают всех форм и размеров, при этом многие ERP-продукты предназначены для конкретных отраслей или типов бизнеса.

Что делает ERP?

Программное обеспечение ERP имеет ряд применений для бизнеса, но, по сути, ERP используется для хранения всех важных данных организации в одном месте, обеспечивая их безопасность, организованность и доступность. Наличие ERP означает, что вам нужна только одна программа для отслеживания всех движущихся частей в организации; так что ничего не теряется в какой-нибудь давно забытой таблице. ERP дает полное представление о том, что, когда, кто, почему и как в повседневной работе бизнеса.

Для чего используется программное обеспечение ERP?

Финансовый менеджмент

Четкое представление о ваших финансах необходимо для любого успешного бизнеса, поэтому надежный модуль финансового управления лежит в основе каждого ERP-решения.

Хотя ERP-система будет управлять всеми вашими требованиями к бухгалтерскому учету, она также может помочь в управлении более широким кругом финансовых задач, таких как составление бюджета, запись транзакций, работа с расходами, контроль активов и сборов, а также измерение денежных потоков.

Хорошее ERP-решение также поможет защитить финансовые данные и обеспечить их соответствие нормативным требованиям. Безопасность — главная забота производителей программного обеспечения для бизнеса, особенно в свете недавних громких утечек данных. Многие поставщики ERP предлагают облачные услуги, что означает, что предприятия могут воспользоваться расширенными функциями безопасности своего поставщика услуг, автоматическим резервным копированием и управляемыми процедурами аварийного восстановления.

Оценивая финансовые данные и предлагая полную картину финансового состояния компании, ERP может даже предоставить возможности для максимизации прибыльности. Интеллектуальная программа может анализировать данные и выявлять закономерности с тщательностью и скоростью, с которыми невозможно справиться при составлении отчетов вручную.

Цепочка поставок и управление операциями

Для предприятий, которые полагаются на поступающие материалы и выпуск продукции, возможность надлежащего управления этой цепочкой поставок имеет жизненно важное значение. Бизнес настолько успешен, насколько успешна цепочка, в которой он существует, и необходимость лучшего управления цепочкой поставок является основной причиной того, что ERP была впервые создана.

Отслеживание всей цепочки поставок через единую консолидированную систему означает, что нет места для ошибки; любой контакт четко записывается, и меньше времени тратится на поиск ответов или поиск в почтовых ящиках.

ERP также может помочь держать вещи в покое, автоматизируя задачи, такие как размещение заказов, когда уровень запасов опускается ниже заранее определенной точки.

Когда бизнес является частью цепочки, не только его производительность может влиять на прибыль, но и производительность ваших поставщиков. ERP могут помочь отслеживать и оценивать усилия как вышестоящих, так и нижних звеньев в цепочке, позволяя отслеживать ключевые показатели эффективности, такие как затраты, частота ошибок и временные рамки, и создавать более эффективную сеть.

Управление проектом

ERP дает пользователям точный обзор всего жизненного цикла продукта в режиме реального времени — от выставленных предложений до производства, доставки, выставления счетов и сбора — так что предприятия могут контролировать не только свою цепочку поставок, но и повседневное производство. .

Если бизнес производит или производит продукт, необходимо держать сотрудников в курсе на каждом этапе и следить за сроками. Система ERP может помочь организациям отслеживать ход выполнения множества проектов одновременно, поэтому предприятия точно знают, на какой стадии находится проект в настоящее время и каковы следующие шаги.

ERP может учиться на прошлом опыте. Интеллектуальное программное решение может сообщить своим пользователям, если проект может пропустить крайний срок или превысить бюджет, или отправить напоминание, когда платеж просрочен, помогая всем оставаться в правильном направлении.

Управление человеческими ресурсами / капиталом

ERP — это максимально эффективное использование ваших ресурсов, и, как любой успешный владелец бизнеса скажет вам, самый важный ресурс, доступный любой организации, — это ее люди.

С помощью модуля управления персоналом ERP компании могут получить консолидированный обзор своих сотрудников и управлять основными функциями HCM, такими как управление временем и расчет заработной платы.

Подобно многим другим элементам системы ERP, подразделение HCM компании получает огромную выгоду от централизации и доступности его данных. Управление сотрудниками через ERP означает, что данные будут согласованными и актуальными; Больше не нужно искать номер сотрудника на ролодексах и телефонах, если они не приходят вовремя.

Повторяющиеся задачи HCM, такие как планирование, отслеживание отсутствия и управление отпусками, — еще одно место, где автоматизация ERP может вмешаться, чтобы сэкономить время. Модули HCM также могут гарантировать соблюдение предприятиями трудового законодательства и нормативных актов, собирая необходимую информацию и предоставляя четкий обзор данных о найме.

Бизнес-аналитика

Бизнес-аналитика — ключевой аспект программного обеспечения ERP. Встроенные функции бизнес-аналитики в решениях ERP помогают отслеживать прогресс, измерять производительность и создавать подробные отчеты.

Централизованный характер системы ERP означает, что все ваши бизнес-данные находятся в одном месте, а когда дело доходит до бизнес-аналитики, это означает больше информации для анализа, предоставляя пользователям полную картину по каждому отделу.

Тщательно продуманные инструменты бизнес-аналитики предоставляют удобоваримую и актуальную информацию через настраиваемые информационные панели, позволяя предприятиям получить более глубокое представление о том, что работает, а что нет. Наличие нужных данных может помочь компании в будущем принимать более информированные решения на основе данных.

Управление взаимоотношениями с клиентами

В то время как функции углубленных продаж и обслуживания клиентов, как правило, выполняются отдельной системой, известной как CRM, многие ERP также имеют встроенные функции управления взаимоотношениями с клиентами, предоставляя дополнительные функции предприятиям, которые, возможно, не работают с клиентами на постоянной основе. масштаб, требующий дополнительной платформы.

Автоматизация

Не довольствуясь оптимизацией бизнес-процессов, многие ERP действительно могут автоматизировать определенные задачи, помогая еще больше повысить продуктивность пользователей. Будь то создание расписаний для сотрудников, выставление счетов или выполнение ввода данных, ERP могут позаботиться о многих административных обязательствах, освобождая пользователей от повторяющихся обязанностей.

По мере развития ИИ и машинного обучения ERP становятся умнее. Они не только могут позаботиться об утомительном управлении бизнесом, многие ERP также учатся на вводимых в них данных. Имея доступ к бизнес-данным из всей организации, ERP-системы могут анализировать ключевую информацию, предоставлять практические идеи и предлагать шаги, которые помогут бизнесу работать более эффективно.

Например, хотя чат-боты играют большую роль в обслуживании клиентов и в социальных сетях, они начинают появляться в средах ERP, чтобы облегчить пользователям доступ к данным. Этот тип ИИ уже можно увидеть на таких платформах, как Google Analytics, который позволяет пользователям задать вопрос — возможно, сколько посещений мой интернет-магазин получил в прошлом месяце — и получить простой ответ за считанные секунды, вместо того, чтобы тратить время на поиск и сопоставление данных вручную.

Кто использует ERP?

Краткий ответ? Практически все. По оценкам, сегодня около 88% предприятий используют ERP или аналогичную систему управления бизнесом.

На заре своего существования — программное обеспечение для бизнес-планирования почти столько же лет, сколько The Beatles — ERP была почти исключительно сферой деятельности крупных производственных предприятий, которым требовалась платформа для управления их сложной сетью бизнес-процессов. Но сегодня, в немалой степени благодаря появлению облачного программного обеспечения, есть ERP-система для любого типа бизнеса, на любом уровне доступности.

В то время как возможности управления проектами системы ERP высоко ценятся предприятиями, которые производят и / или распространяют продукты, ERP, по своей сути, является платформой управления ресурсами, и у каждого предприятия есть ресурсы, о которых нужно заботиться; будь то его финансы, его сотрудники или его бизнес-данные.

Для ArgoTranslation , необходимость большего контроля над цепочкой поставок подтолкнула их к внедрению системы ERP. «Решение для нас было основано на том, что у нас мало контроля над закупочной стороной нашего бизнеса», — сказал основатель. «Мы занимаемся отдельными проектами, которые требуют от 40 до 50 заказов на поставку. Отслеживание этих заказов на покупку, а затем счетов было очень сложной задачей. С тех пор мы использовали ERP для создания индивидуальных предложений, годовых и квартальных отчетов о расходах и даже для внедрения ежемесячного выставления счетов для наших клиентов.

«Мы не смогли бы делать то, что делаем сегодня, если бы не наша ERP».

Как ERP может принести пользу моему бизнесу?

Преимущества программного обеспечения ERP можно разделить на две основные части: ERP поможет вам повысить эффективность вашего бизнеса сейчас и поможет вам принимать более эффективные бизнес-решения в будущем.

В мире, где продуктивность зависит от того, что все взаимосвязано, компании пришли к пониманию необходимости иметь единый центр для их деловой информации; решение, которое устраняет разрозненность данных и постоянную необходимость передавать фрагменты информации между отделами.

Индивидуальный успех каждого сектора бизнеса взаимосвязан, поэтому логично, что их рабочий процесс должен быть таким же. Единая нервная система для вашего бизнеса позволяет сотрудникам более продуктивно обмениваться данными и использовать их, а также обеспечивает правильную синхронизацию каждой части вашей организационной машины.

Прозрачность — это первый шаг на пути к совершенствованию, и ERP проливает свет на все аспекты вашей деятельности. Получив более четкое представление о своем бизнесе, вы сможете точно увидеть, где и как вы можете делать вещи более эффективно. Эта глубина понимания неоценима, когда вы убедитесь, что ваша процедурная основа готова к дальнейшему развитию.

Когда вы готовы продвигать свой бизнес дальше, невозможно принимать информированные, финансово обоснованные решения, если у вас нет полной картины, и вы не можете получить полную картину, когда все ваши бизнес-данные скрыты в ассортименте устаревших программ и электронных таблиц.

По словам Максима Гужвы, IT директора Запорожтрансформатор , фрагментация данных была серьезной проблемой до того, как компания вндрила ERP.

Максим Гужва, директор департамента IT ЗТР: “Одной из основных задач было сделать так, чтобы все специалисты работали в едином цифровом пространстве, что положительно бы сказалось на эффективности их работы и произошла оптимизация. Например, у нас было 70 бухгалтеров, осталось 30, при этом уровень качества ведения бухгалтерии благодаря ERP системе повысился, а сроки подготовки отчетности уменьшились. На производстве сократилось количество технологов примерно в три раза. Другой положительный эффект наблюдался в области контроля за товарно-материальными ценностями, что является больным местом больших производственных предприятий. Также хочу отметить, что благодаря ERP у нас появилось больше аналитических данных и, соответственно, возможность принимать более рациональные управленческие решения. Что касается оценки отдачи от вложенных инвестиций, то исходя из наблюдений позитивных изменений на предприятии, думаю, что за два года потраченные средства окупились. Даже если брать только сокращение зарплатного фонда, окупаемость была бы достаточно быстрой.»

«Теперь у нас есть четкое представление в режиме реального времени о наших операционных и финансовых KPI без необходимости искать данные в нескольких системах».

Нужна ли мне ERP?

Если вы хотите развивать свой бизнес, создать базу знаний или просто найти способ улучшить рабочий процесс для своей организации, то ERP может стать решением.

Даже если вы не думаете, что вам нужна ERP в данный момент, если у вас есть планы по развитию вашего бизнеса, гораздо проще создать необходимую инфраструктуру сейчас, чем пытаться внедрить ERP, когда ваши текущие процессы уже с трудом справляются с задачей. идти в ногу со спросом. ERP очень масштабируемы, поэтому вы можете начать с малого, и ваше решение будет расширяться вместе с вами.

Тем не менее, если у вас уже есть какое-то программное обеспечение для бизнеса, в зависимости от его возраста и функциональности, может быть способ обновить ваше текущее решение, чтобы выиграть время, прежде чем внедрение ERP станет неизбежным. По словам Кэтлин МакЭнти из Kathleen McEntee and Associates , некоторые компании упускают этот путь.

«Компании нередко думают, что нуждаются в обновлении ERP, когда этого не делают. Если у них есть система программного обеспечения, всегда есть способ лучше использовать текущее программное обеспечение. Иногда этого бывает достаточно или они продлевают жизнь от 6 месяцев до 5 лет.

Однако, как подчеркивает МакЭнти, есть некоторые ключевые признаки того, что обновление программного обеспечения ERP необходимо.

«Первое: программное обеспечение сильно настраивается и не может идти в ногу с ростом без постоянных обновлений настройки.

«Два: компания переживает или недавно завершила процесс слияния и / или поглощения.

«Третье: компания переросла программное обеспечение. Часто текущее программное обеспечение требует дополнительных функций, и оно начинает превращаться в карточный домик, тогда как обновление приведет их в соответствие с требованиями клиентов и увеличит прибыль».

Внедрение программного обеспечения для бизнеса может вызвать в воображении образы ИТ-специалистов, которые спускаются на ваше рабочее место и захватывают ваши компьютеры, но на самом деле многие ERP-системы основаны на облаке и не требуют каких-либо изменений в вашем оборудовании. Просто откройте веб-браузер, войдите в систему, и у вас будет неограниченный доступ к вашему ERP-решению, где бы вы ни находились.

Александр Валькованый, IT-директор инженерно-производственной компании Mirai Intex. «Наша компания довольно молодая (создана в 2015 году). Первый завод был запущен для массового производства в 2018 году, и уже в конце 2018 года мы приняли решение искать программное обеспечение, которое позволило бы нам автоматизировать бизнес-процессы и централизованно управлять компанией. Мы остановили свой выбор на облачном решении Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations. При выборе партнера по внедрению Dynamics 365, мы опирались на рекомендации компаний, у которых был опыт внедрения ERP-системы Microsoft Dynamics 365 FO, а также привлекли к выбору наших ключевых специалистов по финансам, производству и логистике. Реализация проекта внедрения Dynamics 365 FO была разделена на 2 этапа. Каждый из этапов охватывает все основные бизнес-процессы компании: финансы, производство, продажи, поставки, логистику. На первом этапе была реализована базовая функциональность системы. На втором – задачи по адаптации системы к нашим требованиям. В настоящее время проект еще не завершен и находится на стадии тестирования нашими ключевыми пользователями.»

Без необходимости локальной установки и с возможностью выбора только тех функций, которые вам нужны, внедрение ERP в ваш бизнес, вероятно, не так дорого, как вы можете себе представить.

Если вы действительно не видите возможности для улучшения работы вашего бизнеса, возможно, вам не нужна ERP. Однако есть большая вероятность, что ваши конкуренты используют его, и для того, чтобы конкурировать, предприятиям необходимо использовать правильные инструменты.

Никто не говорит, что использование ERP сделает ведение бизнеса легкой прогулкой, но это поможет вам поместить эти вращающиеся пластины в более стабильный и управляемый стек.