Чи потрібна вашому бізнесу ERP?

Керувати бізнесом непросто

Спроба забезпечити безперебійну роботу компанії – не кажучи вже про прибутковість – іноді може відчуватися як жонглювання тарілками під час їзди на одноколісному велосипеді, особливо якщо ви постійно перемикаєтесь між програмами, щоб усе було гаразд.

Ось чому багато успішних компаній використовують ERP, і чому, якщо ви берете участь у веденні бізнесу, ви повинні подумати про її використання.

Але що таке ERP? Що робить ERP? Чи може ERP принести користь вашому бізнесу? Ми склали посібник з ERP для початківців, щоб допомогти вам у цьому розібратися.

Що таке ERP?

ERP означає планування ресурсів підприємства, а ERP-система – це частина програмного забезпечення, що допомагає підприємствам управляти своїми внутрішніми процесами. Це включає все, від фінансів і бухгалтерського обліку до закупівель, ланцюжків поставок, запасів, а також основних кадрових завдань, таких як планування. По суті, ERP – це централізована програма, за допомогою якої можуть виконувати всі основні функції бізнесу.

ERP-системи бувають всіх форм та розмірів, при цьому багато ERP-продуктів призначені для конкретних галузей або типів бізнесу.

Що робить ERP?

Програмне забезпечення ERP має низку застосувань для бізнесу, але, по суті, ERP використовується для зберігання всіх важливих даних організації в одному місці, забезпечуючи їхню безпеку, організованість та доступність. Наявність ERP означає, що вам потрібна лише одна програма для відстеження всіх частин, що рухаються в організації; так що нічого не губиться в якійсь давно забутій таблиці. ERP дає повне уявлення про те, що коли, хто, чому і як у повсякденній роботі бізнесу.

Навіщо використовується програмне забезпечення ERP?

Фінансовий менеджмент

Чітке уявлення про ваші фінанси необхідне для будь-якого успішного бізнесу, тому надійний модуль фінансового управління є основою кожного ERP-рішення.

Хоча ERP-система керуватиме всіма вашими вимогами до бухгалтерського обліку, вона також може допомогти в управлінні ширшим колом фінансових завдань, таких як складання бюджету, запис транзакцій, робота з видатками, контроль активів та зборів, а також вимірювання грошових потоків.

Хороше рішення ERP також допоможе захистити фінансові дані та забезпечити їх відповідність нормативним вимогам. Безпека – головна турбота виробників програмного забезпечення для бізнесу, особливо у світлі недавніх гучних витоків даних. Багато постачальників ERP пропонують хмарні послуги, що означає, що підприємства можуть скористатися розширеними функціями безпеки свого постачальника послуг, автоматичним резервним копіюванням та керованими процедурами аварійного відновлення.

Оцінюючи фінансові дані та пропонуючи повну картину фінансового стану компанії, ERP може навіть надати можливості для максимізації прибутковості. Інтелектуальна програма може аналізувати дані та виявляти закономірності з ретельністю та швидкістю, з якими неможливо впоратися при складанні звітів вручну.

Ланцюжок поставок та управління операціями

Для підприємств, які покладаються на матеріали і випуск продукції, можливість належного управління цим ланцюжком поставок має життєво важливе значення. Бізнес настільки успішний, наскільки успішним є ланцюжок, в якому він існує, і необхідність кращого управління ланцюжком поставок є основною причиною того, що ERP була вперше створена.

Відстеження всього ланцюжка постачання через єдину консолідовану систему означає, що немає місця для помилки; будь-який контакт чітко записується і менше часу витрачається на пошук відповідей або пошук у поштових скриньках.

ERP також може допомогти тримати речі у спокої, автоматизуючи завдання, такі як розміщення замовлень, коли рівень запасів опускається нижче заздалегідь визначеної точки.

Коли бізнес є частиною ланцюжка, не лише його продуктивність може впливати на прибуток, а й продуктивність ваших постачальників. ERP можуть допомогти відстежувати та оцінювати зусилля як вищих, так і нижніх ланок у ланцюжку, дозволяючи відстежувати ключові показники ефективності, такі як витрати, частота помилок та часові рамки, та створювати більш ефективну мережу.

Управління проектом

ERP дає користувачам точний огляд всього життєвого циклу продукту в режимі реального часу – від виставлених пропозицій до виробництва, доставки, виставлення рахунків та збору – так що підприємства можуть контролювати не лише свій ланцюжок поставок, а й повсякденне виробництво. .

Якщо бізнес виробляє чи виробляє продукт, необхідно тримати співробітників у курсі кожному етапі і слідкувати за термінами. Система ERP може допомогти організаціям відслідковувати хід виконання багатьох проектів одночасно, тому підприємства точно знають, на якій стадії знаходиться проект в даний час і які наступні кроки.

ERP може навчатися на минулому досвіді. Інтелектуальне програмне рішення може повідомити своїх користувачів, якщо проект може пропустити крайній термін або перевищити бюджет, або надіслати нагадування, коли платіж прострочений, допомагаючи всім залишатися в правильному напрямку.

Управління людськими ресурсами та людським капіталом

ERP – це максимально ефективне використання ваших ресурсів, і, як будь-який успішний власник бізнесу скаже вам, найважливіший ресурс, доступний будь-якій організації, – це її люди.

За допомогою модуля управління персоналом ERP компанії можуть отримати консолідований огляд своїх співробітників та керувати основними функціями HCM, такими як управління часом та розрахунок заробітної плати.

Подібно до багатьох інших елементів системи ERP, підрозділ HCM компанії отримує величезну вигоду від централізації та доступності його даних. Управління співробітниками через ERP означає, що дані будуть узгодженими та актуальними; Більше не потрібно шукати номер співробітника на ролодексах та телефонах, якщо вони не приходять вчасно.

Повторювані завдання HCM, такі як планування, відстеження відсутності та управління відпустками – ще одне місце, де автоматизація ERP може втрутитися, щоб заощадити час. Модулі HCM також можуть гарантувати дотримання підприємствами трудового законодавства та нормативних актів, збираючи необхідну інформацію та надаючи чіткий огляд даних про найм.

Бізнес-аналітика

Бізнес-аналітика – ключовий аспект програмного забезпечення ERP. Вбудовані функції бізнес-аналітики у рішеннях ERP допомагають відстежувати прогрес, вимірювати продуктивність та створювати докладні звіти.

Централізований характер системи ERP означає, що всі ваші бізнес-дані знаходяться в одному місці, а коли справа доходить до бізнес-аналітики, це означає більше інформації для аналізу, надаючи користувачам повну картину кожного відділу.

Ретельно продумані інструменти бізнес-аналітики надають зручну та актуальну інформацію через інформаційні панелі, що налаштовуються, дозволяючи підприємствам отримати більш глибоке уявлення про те, що працює, а що ні. Наявність потрібних даних може допомогти компанії у майбутньому приймати більш поінформовані рішення з урахуванням даних.

Управління взаємовідносинами з клієнтами

У той час як функції поглибленого продажу та обслуговування клієнтів, як правило, виконуються окремою системою, відомою як CRM, багато ERP також мають вбудовані функції управління взаємовідносинами з клієнтами, надаючи додаткові функції підприємствам, які, можливо, не працюють з клієнтами на постійній основі. масштаб вимагає додаткової платформи.

Автоматизація

Не задовольняючись оптимізацією бізнес-процесів, багато ERP можуть автоматизувати певні завдання, допомагаючи ще більше підвищити продуктивність користувачів. Будь то створення розкладів для співробітників, виставлення рахунків або виконання введення даних, ERP можуть подбати про багато адміністративних зобов’язань, звільняючи користувачів від обов’язків, що повторюються.

У міру розвитку ІІ та машинного навчання ERP стають розумнішими. Вони не тільки можуть подбати про стомлююче управління бізнесом, багато ERP також навчаються на даних, що вводяться в них. Маючи доступ до бізнес-даних з усієї організації, ERP-системи можуть аналізувати ключову інформацію, надавати практичні ідеї та пропонувати кроки, які допоможуть бізнесу працювати більш ефективно.

Наприклад, хоча чат-боти відіграють велику роль в обслуговуванні клієнтів та соціальних мережах, вони починають з’являтися в середовищах ERP, щоб полегшити користувачам доступ до даних. Цей тип ІІ вже можна побачити на таких платформах, як Google Analytics, який дозволяє користувачам поставити запитання – можливо, скільки відвідувань мій інтернет-магазин отримав минулого місяця – і отримати просту відповідь за лічені секунди, замість витрачати час на пошук і зіставлення даних вручну.

Хто використовує ERP?

Коротка відповідь? Практично все. За оцінками сьогодні близько 88% підприємств використовують ERP або аналогічну систему управління бізнесом.

На зорі свого існування – програмне забезпечення для бізнес-планування майже стільки ж років, скільки The Beatles – ERP була майже виключно сферою діяльності великих виробничих підприємств, яким була потрібна платформа для управління їхньою складною мережею бізнес-процесів. Але сьогодні, неабияк завдяки появі хмарного програмного забезпечення, є ERP-система для будь-якого типу бізнесу, на будь-якому рівні доступності.

У той час як можливості управління проектами системи ERP високо цінуються підприємствами, які виробляють та/або розповсюджують продукти, ERP, по суті, є платформою управління ресурсами, і у кожного підприємства є ресурси, про які потрібно піклуватися; будь то його фінанси, його співробітники або його бізнес-дані.

Як ERP може принести користь моєму бізнесу?

Переваги ERP програмного забезпечення можна розділити на дві основні частини: ERP допоможе вам підвищити ефективність вашого бізнесу зараз і допоможе вам приймати більш ефективні бізнес-рішення в майбутньому.

У світі, де продуктивність залежить від цього, що це взаємопов’язано, компанії дійшли розуміння необхідності мати єдиний центр їхньої ділової інформації; рішення, яке усуває розрізненість даних та постійну необхідність передавати фрагменти інформації між відділами.

Індивідуальний успіх кожного сектора бізнесу взаємопов’язаний, тому логічно, що їхній робочий процес має бути таким самим. Єдина нервова система для вашого бізнесу дозволяє співробітникам продуктивніше обмінюватися даними та використовувати їх, а також забезпечує правильну синхронізацію кожної частини вашої організаційної машини.

Прозорість – це перший крок на шляху вдосконалення, і ERP проливає світло на всі аспекти вашої діяльності. Отримавши чіткіше уявлення про свій бізнес, ви зможете точно побачити, де і як ви можете робити речі ефективніше. Ця глибина розуміння неоціненна, коли ви переконаєтеся, що ваша процедурна основа готова до подальшого розвитку.

Коли ви готові просувати свій бізнес далі, неможливо приймати поінформовані, фінансово обґрунтовані рішення, якщо у вас немає повної картини, і ви не можете отримати повну картину, коли всі ваші бізнес-дані приховані в асортименті застарілих програм та електронних таблиць.

Чи потрібна мені ERP?

Якщо ви хочете розвивати свій бізнес, створити базу знань чи просто знайти спосіб покращити робочий процес для своєї організації, то ERP може стати рішенням.

Навіть якщо ви не думаєте, що вам потрібна ERP в даний момент, якщо у вас є плани розвитку вашого бізнесу, набагато простіше створити необхідну інфраструктуру зараз, ніж намагатися впровадити ERP, коли ваші поточні процеси вже важко справляються із завданням. йти в ногу з попитом. ERP дуже масштабовані, так що ви можете почати з малого, і ваше рішення буде розширюватися разом з вами.

Тим не менш, якщо у вас вже є якесь програмне забезпечення для бізнесу, залежно від його віку та функціональності, може бути спосіб оновити ваше поточне рішення, щоб виграти час, перш ніж впровадження ERP стане неминучим. За словами Кетлін МакЕнті з Kathleen McEntee and Associates, деякі компанії втрачають цей шлях.

«Компанії нерідко думають, що потребують оновлення ERP, коли цього не роблять. Якщо вони мають систему програмного забезпечення, завжди є спосіб краще використовувати поточне програмне забезпечення. Іноді цього буває достатньо, або вони продовжують життя від 6 місяців до 5 років.

Однак, як наголошує МакЕнті, є деякі ключові ознаки того, що оновлення програмного забезпечення ERP необхідне.

«Перше: програмне забезпечення сильно налаштовується і не може йти в ногу зі зростанням без постійних оновлень налаштування.

«Друге: компанія переживає або нещодавно завершила процес злиття та/або поглинання.

«Третє: компанія переросла програмне забезпечення. Часто поточне програмне забезпечення вимагає додаткових функцій, і воно починає перетворюватися на картковий будиночок, тоді як оновлення приведе їх у відповідність до вимог клієнтів та збільшить прибуток».

Впровадження програмного забезпечення для бізнесу може викликати в уяві образи ІТ-фахівців, які спускаються на ваше робоче місце та захоплюють ваші комп’ютери, але насправді багато ERP-систем засновані на хмарі і не вимагають будь-яких змін у вашому устаткуванні. Просто відкрийте веб-браузер, увійдіть в систему, і у вас буде необмежений доступ до вашого рішення ERP, де б ви не знаходилися.

Без необхідності локальної установки та з можливістю вибору тільки тих функцій, які вам потрібні, впровадження ERP у ваш бізнес, ймовірно, не так дорого, як ви можете собі уявити.

Якщо ви дійсно не бачите можливості для покращення роботи вашого бізнесу, можливо вам не потрібна ERP. Однак є велика ймовірність, що ваші конкуренти використовують його, і для того щоб конкурувати, підприємствам необхідно використовувати правильні інструменти.

Ніхто не каже, що використання ERP зробить ведення бізнесу легкою прогулянкою, але це допоможе вам помістити ці пластини, що обертаються, в більш стабільний і керований стек.