Twoja firma potrzebuje ERP?

Zarządzanie firmą nie jest łatwe

Staranie się, aby firma działała płynnie – nie mówiąc już o rentowności – może czasami przypominać żonglowanie talerzami podczas jazdy na monocyklu, zwłaszcza jeśli ciągle przełączasz się między programami, aby wszystko działało płynnie.

To dlatego wiele odnoszących sukcesy firm korzysta z ERP i dlaczego jeśli jesteś zaangażowany w prowadzenie firmy, powinieneś rozważyć jego użycie.

Ale czym jest ERP? Co robi ERP? Czy ERP może przynieść korzyści Twojej firmie? Przygotowaliśmy przewodnik po ERP dla początkujących, który pomoże Ci to rozgryźć.

Co to jest system ERP?

ERP oznacza planowanie zasobów przedsiębiorstwa, a system ERP to oprogramowanie, które pomaga firmom zarządzać ich wewnętrznymi procesami. Obejmuje to wszystko, od finansów i księgowości po zaopatrzenie, łańcuch dostaw, inwentaryzację i podstawowe zadania HR, takie jak planowanie. Zasadniczo ERP to scentralizowana aplikacja, która może obsługiwać wszystkie główne funkcje biznesowe.

Systemy ERP są dostępne we wszystkich kształtach i rozmiarach, z wieloma produktami ERP zaprojektowanymi dla określonych branż lub rodzajów działalności.

Co robi ERP?

Oprogramowanie ERP ma wiele zastosowań biznesowych, ale zasadniczo ERP służy do przechowywania wszystkich ważnych danych organizacji w jednym miejscu, zapewniając ich bezpieczeństwo, organizację i dostępność. Posiadanie ERP oznacza, że potrzebujesz tylko jednej aplikacji do śledzenia wszystkich ruchomych części w Twojej organizacji; aby nic nie zginęło na jakimś dawno zapomnianym stole. ERP zapewnia pełny wgląd w to, kiedy, kto, dlaczego i jak wykonuje codzienne operacje firmy.

Dlaczego stosuje się oprogramowanie ERP?

zarządzanie finansami

Jasny wgląd w finanse jest niezbędny dla każdego odnoszącego sukcesy biznesu, dlatego niezawodny moduł zarządzania finansami jest podstawą każdego rozwiązania ERP.

Chociaż system ERP poradzi sobie ze wszystkimi wymaganiami księgowymi, może również pomóc w zarządzaniu szerszym zakresem zadań finansowych, takich jak budżetowanie, rejestrowanie transakcji, praca z wydatkami, kontrolowanie aktywów i windykacji oraz mierzenie przepływów pieniężnych.

Dobre rozwiązanie ERP pomoże również chronić dane finansowe i zapewnić zgodność z wymogami regulacyjnymi. Bezpieczeństwo jest głównym problemem twórców oprogramowania biznesowego, zwłaszcza w świetle niedawnych głośnych naruszeń danych. Wielu dostawców ERP oferuje usługi w chmurze, co oznacza, że firmy mogą korzystać z zaawansowanych funkcji bezpieczeństwa swoich usługodawców, automatycznych kopii zapasowych i zarządzanych procedur odzyskiwania danych po awarii.

Oceniając dane finansowe i oferując pełny obraz kondycji finansowej firmy, ERP może nawet zapewnić możliwości maksymalizacji rentowności. Inteligentny program może analizować dane i identyfikować wzorce z dokładnością i szybkością, których ręczne raportowanie nie jest w stanie obsłużyć.

Zarządzanie łańcuchem dostaw i operacjami

Dla firm, które polegają na materiałach i produkcji, umiejętność właściwego zarządzania tym łańcuchem dostaw jest niezwykle ważna. Firma jest tak skuteczna, jak łańcuch, w którym istnieje, a potrzeba lepszego zarządzania łańcuchem dostaw jest głównym powodem, dla którego stworzono ERP.

Śledzenie całego łańcucha dostaw za pomocą jednego, skonsolidowanego systemu oznacza, że nie ma miejsca na błędy; każdy kontakt jest wyraźnie rejestrowany i mniej czasu spędza się na szukaniu odpowiedzi lub przeszukiwaniu skrzynek pocztowych.

ERP może również pomóc w utrzymaniu spokoju poprzez automatyzację zadań, takich jak składanie zamówień, gdy poziom zapasów spadnie poniżej z góry określonego punktu.

Kiedy firma jest częścią łańcucha, nie tylko jej wyniki mogą wpływać na zyski, ale także na wyniki twoich dostawców. ERP mogą pomóc w śledzeniu i ocenie wysiłków zarówno łączy upstream, jak i downstream, umożliwiając śledzenie kluczowych wskaźników wydajności, takich jak koszty, poziomy błędów i ramy czasowe, oraz tworzenie bardziej wydajnej sieci.

Zarządzanie projektami

ERP daje użytkownikom dokładny wgląd w cały cykl życia produktu w czasie rzeczywistym – od wyceny po produkcję, dostawę, fakturowanie i odbiór – dzięki czemu firmy mogą kontrolować nie tylko swój łańcuch dostaw, ale także codzienną produkcję. .

Jeśli firma produkuje lub wytwarza produkt, konieczne jest informowanie pracowników na każdym etapie i przestrzeganie terminów. System ERP może pomóc organizacjom w śledzeniu postępów wielu projektów jednocześnie, dzięki czemu firmy dokładnie wiedzą, na którym etapie znajduje się projekt i jakie są kolejne kroki.

ERP może uczyć się na doświadczeniach z przeszłości. Inteligentne oprogramowanie może powiadamiać użytkowników, jeśli projekt może nie dotrzymać terminu lub przekroczyć budżetu, lub wysłać przypomnienie o opóźnieniu płatności, pomagając wszystkim pozostać na właściwej drodze.

Zarządzanie zasobami ludzkimi i kapitałem ludzkim

ERP polega na jak najbardziej efektywnym wykorzystaniu zasobów, a każdy odnoszący sukcesy właściciel firmy powie Ci, że najważniejszym zasobem dostępnym dla każdej organizacji są jej ludzie.

Dzięki modułowi ERP HR firmy mogą uzyskać skonsolidowany przegląd swoich pracowników i zarządzać podstawowymi funkcjami HCM, takimi jak zarządzanie czasem i płace.

Podobnie jak wiele innych elementów systemu ERP, dział HCM firmy czerpie ogromne korzyści z centralizacji i dostępności swoich danych. Zarządzanie pracownikami przez ERP oznacza, że dane będą spójne i aktualne; Koniec z przeszukiwaniem roledexów i telefonów w poszukiwaniu numeru pracownika, jeśli nie pojawi się on na czas.

Powtarzalne zadania HCM, takie jak planowanie, śledzenie nieobecności i zarządzanie urlopami, to kolejne miejsce, w którym automatyzacja ERP może wkroczyć, aby zaoszczędzić czas. Moduły HCM mogą również zapewnić, że firmy przestrzegają prawa pracy i przepisów, zbierając niezbędne informacje i zapewniając przejrzysty przegląd danych dotyczących zatrudnienia.

Analityka biznesowa

Analiza biznesowa jest kluczowym aspektem oprogramowania ERP. Wbudowane funkcje Business Intelligence w rozwiązaniach ERP pomagają śledzić postępy, mierzyć wydajność i generować szczegółowe raporty.

Scentralizowany charakter systemu ERP oznacza, że wszystkie dane biznesowe znajdują się w jednym miejscu, a jeśli chodzi o analizę biznesową, oznacza to więcej informacji do analizy, dając użytkownikom pełny obraz każdego działu.

Dobrze zaprojektowane narzędzia analizy biznesowej zapewniają wygodne i aktualne informacje za pośrednictwem dostosowywanych pulpitów nawigacyjnych, umożliwiając firmom uzyskanie głębszego wglądu w to, co działa, a co nie. Posiadanie odpowiednich danych może pomóc firmie w podejmowaniu w przyszłości bardziej świadomych decyzji opartych na danych.

Menedżer ds. relacji z klientami

Podczas gdy dogłębne funkcje sprzedaży i obsługi klienta są zwykle obsługiwane przez oddzielny system znany jako CRM, wiele systemów ERP ma również wbudowane funkcje zarządzania relacjami z klientami, zapewniając dodatkową funkcjonalność firmom, które mogą nie zajmować się klientami na bieżąco. skala wymaga dodatkowej platformy.

Automatyzacja

Nie zadowalając się optymalizacją procesów biznesowych, wiele systemów ERP może zautomatyzować pewne zadania, pomagając w dalszym zwiększaniu produktywności użytkowników. Niezależnie od tego, czy chodzi o tworzenie harmonogramów pracowników, fakturowanie czy wprowadzanie danych, systemy ERP mogą zająć się wieloma zadaniami administracyjnymi, uwalniając użytkowników od powtarzalnych zadań.

W miarę ewolucji sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego systemy ERP stają się coraz inteligentniejsze. Nie tylko mogą zająć się żmudnym zarządzaniem biznesem, ale także wiele systemów ERP uczy się na podstawie wprowadzanych do nich danych. Dzięki dostępowi do danych biznesowych z całej organizacji systemy ERP mogą analizować kluczowe informacje, dostarczać przydatnych spostrzeżeń i sugerować kroki, które pomogą firmom działać wydajniej.

Na przykład, podczas gdy chatboty odgrywają dużą rolę w obsłudze klienta i mediach społecznościowych, zaczynają pojawiać się w środowiskach ERP, aby ułatwić użytkownikom dostęp do danych. Tego rodzaju sztuczną inteligencję można już zobaczyć na platformach takich jak Google Analytics, które pozwalają użytkownikom zadać pytanie – na przykład, ile odwiedzin miał mój sklep internetowy w zeszłym miesiącu – i uzyskać prostą odpowiedź w ciągu kilku sekund, zamiast spędzać czas na ręcznym wyszukiwaniu i zestawianiu dane.

Kto korzysta z ERP?

Krótka odpowiedź? Praktycznie wszystko. Według szacunków około 881 przedsiębiorstw TP3T korzysta obecnie z ERP lub podobnego systemu zarządzania przedsiębiorstwem.

W powijakach — oprogramowanie do planowania biznesowego prawie tak stare jak The Beatles — ERP było niemal wyłącznie domeną dużych przedsiębiorstw produkcyjnych, które potrzebowały platformy do zarządzania złożoną siecią procesów biznesowych. Ale dzisiaj, w niemałej mierze dzięki pojawieniu się oprogramowania w chmurze, istnieje system ERP dla każdego rodzaju działalności, na każdym poziomie przystępności cenowej.

Podczas gdy możliwości zarządzania projektami systemu ERP są wysoko cenione przez firmy produkujące i/lub dystrybuujące produkty, ERP jest zasadniczo platformą zarządzania zasobami, a każda firma ma zasoby, o które musi dbać; czy to finanse, pracownicy czy dane biznesowe.

W jaki sposób ERP może przynieść korzyści mojej firmie?

Korzyści z oprogramowania ERP można podzielić na dwie główne części: ERP pomaga poprawić efektywność Twojej firmy teraz i pomaga podejmować bardziej efektywne decyzje biznesowe w przyszłości.

W świecie, w którym produktywność zależy od wzajemnych powiązań, firmy zrozumiały potrzebę posiadania jednego centrum informacji biznesowej; rozwiązanie eliminujące rozbieżności danych i ciągłą potrzebę przenoszenia fragmentów informacji pomiędzy działami.

Indywidualny sukces każdego sektora biznesowego jest ze sobą powiązany, więc logiczne jest, że ich proces pracy powinien być taki sam. Pojedynczy system nerwowy dla Twojej firmy umożliwia pracownikom wydajniejsze udostępnianie i wykorzystywanie danych oraz zapewnia odpowiednią synchronizację każdej części maszyny organizacyjnej.

Przejrzystość jest pierwszym krokiem do poprawy, a ERP rzuca światło na wszystkie aspekty Twojej firmy. Uzyskując jaśniejszy obraz swojej firmy, możesz dokładnie zobaczyć, gdzie i jak możesz działać wydajniej. Ta głębia zrozumienia jest nieoceniona, gdy upewnisz się, że twoje ramy proceduralne są gotowe do dalszego rozwoju.

Kiedy jesteś gotowy, aby posunąć swoją firmę do przodu, nie możesz podejmować świadomych, rozsądnych finansowo decyzji, jeśli nie masz pełnego obrazu, a nie możesz uzyskać pełnego obrazu, gdy wszystkie dane biznesowe są zakopane w asortymencie starsze oprogramowanie i arkusze kalkulacyjne.

Czy potrzebuję ERP?

Jeśli chcesz rozwijać swoją firmę, budować bazę wiedzy lub po prostu znaleźć sposób na usprawnienie przepływu pracy w swojej organizacji, rozwiązaniem może być ERP.

Nawet jeśli uważasz, że nie potrzebujesz teraz ERP, jeśli planujesz rozwój swojej firmy, znacznie łatwiej jest teraz zbudować niezbędną infrastrukturę niż próbować wdrożyć ERP, gdy obecne procesy już sobie nie radzą. nadążyć za popytem. Systemy ERP są wysoce skalowalne, więc możesz zacząć od niewielkich rozmiarów, a Twoje rozwiązanie będzie się rozwijać wraz z Tobą.

Jeśli jednak masz już jakieś oprogramowanie biznesowe, w zależności od jego wieku i funkcjonalności, może istnieć sposób na uaktualnienie obecnego rozwiązania, aby zyskać na czasie, zanim wdrożenie ERP stanie się nieuniknione. Według Kathleen McEntee z Kathleen McEntee and Associates niektóre firmy na tym tracą.

„Firmy często myślą, że potrzebują aktualizacji ERP, podczas gdy tak nie jest. Jeśli mają system oprogramowania, zawsze istnieje sposób na lepsze wykorzystanie obecnego oprogramowania. Czasami to wystarczy lub przedłużają swoje życie z 6 miesięcy do 5 lat.

Jednak, jak podkreśla McEntee, istnieją pewne kluczowe oznaki, że konieczna jest aktualizacja oprogramowania ERP.

"Pierwszy: Oprogramowanie można w dużym stopniu dostosowywać i nie nadąża za rozwojem bez ciągłych aktualizacji dostosowywania.

"Drugi: firma jest w trakcie lub niedawno zakończyła proces fuzji i/lub przejęcia.

"Trzeci: firma przerosła oprogramowanie. Często obecne oprogramowanie wymaga dodatkowych funkcji i zaczyna zamieniać się w domek z kart, a aktualizacja dostosuje je do wymagań klienta i zwiększy zyski.”

Wdrażanie oprogramowania biznesowego może przywoływać obrazy specjalistów IT wchodzących do Twojego miejsca pracy i przejmujących Twoje komputery, ale w rzeczywistości wiele systemów ERP działa w chmurze i nie wymaga żadnych zmian w sprzęcie. Wystarczy otworzyć przeglądarkę internetową, zalogować się, a uzyskasz nieograniczony dostęp do swojego rozwiązania ERP, gdziekolwiek jesteś.

Bez konieczności instalacji na miejscu i możliwości wyboru tylko tych funkcji, których potrzebujesz, wdrożenie ERP w Twojej firmie prawdopodobnie nie jest tak drogie, jak mogłoby się wydawać.

Jeśli naprawdę nie widzisz możliwości ulepszenia swojej firmy, być może nie potrzebujesz ERP. Istnieje jednak duże prawdopodobieństwo, że używają go Twoi konkurenci, a aby konkurować, firmy muszą korzystać z odpowiednich narzędzi.

Nikt nie twierdzi, że korzystanie z ERP ułatwi prowadzenie firmy, ale pomoże ci umieścić te wirujące talerze w bardziej stabilnym i łatwiejszym do zarządzania stosie.