ERP и CRM системы

Microsoft Teams — все, что вам нужно знать

Microsoft Teams — это инструмент для общения в чате, а также для совместной работы в Интернете. Это также ответ Microsoft на конкурирующие платформы, такие как Slack и Zoom. Приложение в основном работает как центр группового чата, называемый каналами. В команде мы можем создать несколько каналов, а затем вести беседы, получать уведомления, передавать файлы, организовывать видео или аудиозвонки. В видеочате в Microsoft Teams могут принять участие даже несколько сотен человек, поэтому мы даже можем организовать здесь конференцию.

Teamsy также интегрирован с пакетом Microsoft 365, что означает, что он отлично работает с такими приложениями, как Outlook, Word или Excel, а также с SharePoint, OneNote и Power BI. Мы можем поделиться любым документом — электронной таблицей или презентацией — с командой в Teams и даже синхронизировать его с копией, хранящейся в облаке OneDrive или в локальной среде SharePoint. В результате каждый член команды получает доступ к последней версии документа. Также можно редактировать файлы вместе, и мы можем записывать встречи. Также есть поддержка вебинаров.

Microsoft Teams — лучшие функции и преимущества

1. Полная интеграция с Microsoft 365 (ранее Office 365) и SharePoint

Как и другие продукты Microsoft, Teams также полностью интегрирована с пакетом Office 365. Благодаря этому они являются отличным инструментом для работы над командным проектом, если мы уже используем Office или SharePoint в компании. Все эти приложения очень хорошо интегрированы с Microsoft Teams.

Teamsy отлично работает с SharePoint — служба может подключаться ко всем сайтам SharePoint во всей организации. Пользователи могут легко обмениваться страницами SharePoint на платформе, в том числе используя с такими функциями, как встраивание документов или файлов SharePoint и даже добавление полного сайта SharePoint в Teams.

Кроме того, Teamsy предлагает несколько других функций, таких как связывание информационных сайтов компании, обмен знаниями, управление электронной почтой, а также защита конфиденциальности и безопасности. В последние месяцы Microsoft очень активно участвовала в разработке Teams, что сделало его еще более эффективным приложением для совместной работы.

2. Каналы чата и совместная работа над файлами

Microsoft Teams — это очень современное коммуникационное приложение, которое может легко конкурировать с такими инструментами, как Slack или Discord, часто используемыми в стартапах и небольших компаниях. Мы можем создавать определенные каналы чата по определенным темам, что значительно упрощает и повышает вероятность разговора на данную тему, не отвлекаясь. Тематически разделенные каналы — это просто больший порядок и лучшее общение.

Более того, когда мы используем каналы, находить соответствующий контент, документы и файлы намного проще. Это означает, что тратится меньше времени. Мы можем добавлять нужных людей в каналы с помощью функции @mentions, которую можно использовать для приглашения других к беседе. Microsoft Teams также предлагает приватные чаты.

Более того, в приложении даже есть функция сохранения сообщений. Если вы не хотите забыть чье-то сообщение, просто нажмите на значок с тремя точками рядом с ним и выберите «Сохранить это сообщение». Позже все, что нам нужно сделать, это зайти в наш профиль и нажать кнопку «Сохранено». Все сообщения, которые мы записали ранее, будут там.

Microsoft Teams также позволяет вам совместно работать над файлами. В определенном канале мы можем перейти в «Файлы» на верхней панели и редактировать файлы в режиме реального времени вместе с нашей командой. Для этого нам даже не нужно открывать другое приложение! Будь то документ Word, Excel или PowerPoint, работать с документами в Teamsach очень просто и удобно. Кроме того, любые внесенные вами изменения будут легко доступны вашим коллегам, поскольку приложение использует функцию автосохранения.

3. Создавайте опросы с помощью Polly

Мы можем установить различные плагины для расширения функциональности Microsoft Teams. Один из них — Polly. Благодаря ему мы можем легко создавать опросы для сотрудников, не отрываясь от работы. Мы даже можем создавать опросы для отправки в будущем, для сбора анонимных голосов или для проведения в течение определенного периода времени. Просто щелкните значок с тремя точками под окном нового сообщения чата и выберите Polly. Отсюда мы сможем создать опрос, отвечающий нашим потребностям.

4. Плагины, или как легко мы можем расширить возможности Teams

Очевидно, что Polly — всего лишь пример расширения, которое мы можем добавить в Microsoft Teams. Есть еще много других плагинов, которые стоит установить:

Google Analytics: после установки мы получаем возможность отображать отчеты Google Analytics прямо в Microsoft Teams. Таким образом, вам не нужно открывать браузер и входить в свою учетную запись Google.

Salesforce: плагин будет отображать обновления в любом канале, которому мы его назначили. Если мы хотим, чтобы команда не упускала ничего важного из Salesforce, мы можем интегрировать это прямо в Teams.

MailClark: после установки мы можем отвечать на сообщения из Twitter, Facebook и электронные письма прямо в Teams. Полезно, например, для людей, которые работают в отделе обслуживания клиентов.

App Studio: при интеграции с Teamsami позволяет создавать проекты с низким уровнем кода прямо в приложении. Очень хорошее решение для людей, которые не являются программистами и хотели бы значительно увеличить и расширить функциональность Teams.

GitHub: разработчики могут совместно работать над проектами разработки, не покидая Microsoft Teams. Интеграция поддерживает вкладки GitHub, ботов, расширенные сообщения, а также создание и совместное использование кода.

5. Предоставление разрешений и @ упоминаний

Владелец группы может настраивать канал и назначать разрешения отдельным лицам. Просто перейдите в «Управление командой» -> «Настройки», и тогда мы сможем использовать права участников и @ упоминания. Здесь мы можем заблокировать приватные чаты, разрешить удаление и восстановление каналов, удаление ваших сообщений и многое другое. Всего есть несколько функций, которые можно включить/выключить.

В свою очередь, @ упоминания упрощают общение. Пользователи могут, например, использовать упоминание @команда (мы указываем название команды), который отправит уведомление о данном сообщении всей команде. Мы также можем создавать новые упоминания, добавляя теги в команды. Для этого воспользуемся функцией «Управление тегами» -> «Создать тег». Мы можем создать несколько тегов, которые будут уведомлять выбранных людей после использования @mention. Например, если в команде 50 человек, 5 из которых программисты, мы можем создать тег @программисты, к которому будут присоединены все программисты. Тогда, если мы добавим его в сообщение, разработчики получат соответствующее уведомление.

6. Сотрудничество со сторонними инструментами

Многие компании используют такие приложения, как Slack, Trello и Webex. Часто проекты требуют координации и сотрудничества между организациями, и вы можете обнаружить, что ваша компания не использует Microsoft Teams. Тогда нам не нужно сразу устанавливать дополнительные инструменты.

Mio предлагает полезную интеграцию для Teams, которая позволяет вам работать с такими приложениями, как Slack или Webex, непосредственно в приложении Microsoft. Благодаря этому мы можем общаться с пользователями, которые используют другие приложения, и при этом все постоянно находится в Microsoft Teams.

Кроме того, Teamsy также имеет функцию гостевого доступа. Благодаря ему мы можем приглашать в чат людей не из организации, а гостевой канал так же безопасен, как и обычный канал компании.

7. Команды слэш (с косой чертой)

Microsoft Teams поддерживает множество команд с косой чертой, которые ускоряют многозадачность. Введите отдельные команды на панели команд в верхней части приложения. Их использование повышает производительность, а также помогает ориентироваться на платформе.

Например, мы можем использовать команду, которая позволяет вам изменить статус или увидеть чью-то активность. Таким образом, мы также будем искать файлы, связанные с каналом, или инициировать соединение. Вот несколько полезных команд:

/activity — отображает все действия указанного человека.
/available — установить статус на доступный.
/absent — установить статус не на месте
/occupied — установить статус на занятый
/brb — установить статус «скоро вернусь»
files — просмотреть последние файлы
/goto — перейти к указанной команде или каналу
/help — перейти к справке MS Teams
/keys — отображает сочетания клавиш
/saved — список сохраненных сообщений
/unread — список непрочитанных сообщений
/chat — отправить быстрое сообщение выбранному человеку

Если мы используем команды на языке, отличном от английского, приведенные выше команды работают, но тогда вы должны вводить их на своем языке.

8. Изменения

Компании часто тратят много времени и усилий на создание системы, которая отслеживает и регистрирует рабочее время сотрудников. Это особенно актуально сейчас, когда удаленная работа стала нормой. Однако зачастую мониторинг работы доставляет хлопоты как работникам, так и работодателям. Microsoft Teams предлагает очень простую и удобную функцию расписания под названием «Смена».

Смены позволяют пользователям записывать рабочие часы в течение дня, сеансы или даже часы, которые затем могут быть проверены и использованы работодателем или соответствующим менеджером. Это поможет вам прозрачно управлять платежами, графиком работы, регистрацией времени и т. д.

9. Безопасное сотрудничество внутри и снаружи

Безопасность данных имеет решающее значение для любой компании, особенно когда мы работаем в облаке и ориентируемся на цифровые решения. Microsoft Teams предлагает очень высокий уровень безопасности. Услуга доступна как часть подписки на Office, которая дает нам доступ к новейшим функциям безопасности и соответствия требованиям.

Существуют также расширенные функции, такие как предотвращение потери данных, политики хранения, информационные барьеры, правовая защита и многое другое. Все приложения Microsoft соответствуют стандартам ISO 27001, HIPPA, SOC2 и модельным положениям ЕС. Мы рекомендуем с ними ознакомиться.

10. Закладки

Закладки — один из тех элементов, которые делают Microsoft Teams таким успешным приложением. Мы можем хранить в них файл или веб-сайт, чтобы они были легко доступны — всегда под рукой. Они также используются для отображения более сложных приложений, которые мы используем на работе.

Чтобы использовать вкладки, просто нажмите кнопку «+» в правой части канала, а затем добавьте соответствующее приложение или файл. Microsoft отображает множество популярных вкладок вверху, а внизу есть еще и дополнительные. Также есть поисковик.

Основные конкуренты Microsoft Teams

Slack, Zoom, Google Meet и GoToMeeting являются основными конкурентами Microsoft Teams, когда речь идет о службах для совместной работы в Интернете и чатах. Однако ни одно из этих приложений не предлагает такой функциональности, как Teamsy.

Например, Slack появился раньше Microsoft Teams, и если мы объединим его с офисным пакетом Google Apps for Work, мы получим простой способ совместной работы и общения в Интернете с коллегами. Slack даже предоставляет решения для корпораций (Enterprise) с 500 и даже 500 000 пользователей.

Slack предлагается как бесплатный продукт, но есть и платные варианты — от 6,67 долларов в месяц. Конечно, чем дороже выбранный вариант, тем больше функций мы сможем использовать. То же самое и с Microsoft Teams. Приложение доступно бесплатно, но имеет ограниченную функциональность. Чтобы использовать его, вам необходимо приобрести подписку на Microsoft 365 — команды уже предлагаются в пакете Microsoft 365 Business Basic по цене 5 долларов в месяц на пользователя.

Также необходимо отметить, что Teams интегрируется со всеми бизнес-приложениями от Microsoft, такими как Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations, Business Central, Finance, Supply Chain Management, Asset Management, Human Resources

Teamsy завоевывают все большую часть рынка. Для сравнения, в 2017 году у приложения было всего 2 миллиона пользователей, а в 2018 году — 8 миллионов. Годом позже это было 20 миллионов, а в 2020 году, в основном из-за ограничений, вызванных Covid-19 и работой в домашнем офисе, приложение зафиксировало гигантский рост до 115 миллионов пользователей в конце четвертого квартала прошлого года. Уже за 500 тысяч компаний по всему миру используют Teams. По данным зарубежного сайта ZDNet.com, Teamsy — самое быстрорастущее бизнес-приложение в истории Microsoft.